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Future Office: Best Practice

Die digitale Transformation legt die Basis für das Büro der Zukunft. Denn mit intelligenten Lösungen können ganz unterschiedliche Unternehmensziele erreicht werden.
„Hybrid Work – Das Beste aus beiden Welten “

Interview mit Dr. Marc Gille-Sepehri, CEO und Gründer von Thing Technologies, Gewinner des ZIA-Office-Awards 2021 in der Kategorie Digitalisierung.

Wir erleben gerade umwälzende Veränderungen in der Arbeitswelt, insbesondere auch in den Büros. Worauf führen Sie das zurück?

Gesundheit und mehr Flexibilität sind durch die Pandemie weit nach oben in der Prioritätenliste von Mitarbeitenden gerückt. Sie kennen die Vor- und Nachteile vom Arbeiten im Homeoffice und in den Büros. Laut einer Studie geben knapp zwei Drittel (64 %) der weltweiten Arbeitskräfte an, dass sie bereits nach einem neuen Job gesucht haben oder das in Betracht ziehen würden, wenn ihr Arbeitgeber sie wieder Vollzeit in das Büro zurückholt.
Um persönliche Ziele und Prioritäten umzusetzen, wollen Mitarbeitende das Beste aus beiden Welten. Kurz: Die Mehrzahl möchte höhere Flexibilität in der Wahl von Arbeitsort und -zeit. Damit ist Hybrid Work zum New Normal in der Arbeitswelt geworden und wird uns in Zukunft begleiten.

Wie wirkt sich das aus Ihrer Sicht auf die Immobilienwirtschaft im Hinblick auf Büroflächen aus?

Die Büros müssen durch digitale Transformation zukunftsfähiger und an den sich wandelnden Bedarf der Nutzer und Betreiber angepasst werden. Diese Flexibilisierung der Büros wirft Fragen auf. Wie kann die Workplace-Experience der Mitarbeitenden verbessert und der Wechsel von Arbeiten im Büro und im Homeoffice reibungslos gestalten werden? Wie lassen sich beispielsweise die Flächen besser auslasten? Ist eine Reduktion der Gesamtfläche sinnvoll und erlaubt in der Folge Energie, CO2 und Kosten einzusparen? Valide Daten zu allen genannten Punkten und App-Funktionen auf Mobilgeräten und Desktop helfen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu verstehen und zu unterstützen sowie die verfügbaren Flächen zu nutzen.

Wie sollten Corporate Real Estate Manager Ihrer Meinung nach also konkret vorgehen, um ihre Büros zukunftsfähig zu machen?

Eine Desk-Booking-Funktion ist ein guter Einstieg. Doch aus meiner Sicht müssen zukunftsfähige Büros Mitarbeitenden deutlich mehr bieten. Dazu zählen weitere Booking-Features wie Raum-, Parkplatz- oder Smart Locker-Buchung. Müssen viele Mitarbeitende zudem häufig Ziele in einem größeren Gebäude oder Gebäudekomplex finden, helfen Innenstandortbestimmung und Indoor-Navigationsfunktion schnell den direkten Weg zu finden. Unternehmen sparen so wertvolle Arbeitszeit sowie damit verbundene Kosten. Für ein noch umfassenderes Hybrid-Work-Erlebnis können in unserer Thing-it-Workplace-Experience App zusätzlich auch Features wie Catering, Schließ- und Zugangssysteme oder Schadensmeldung integriert werden. Was genau und wann umgesetzt wird, hängt von der Ausgangslage und den zu erreichenden Zielen ab. In jedem Fall kann man nach ersten notwendigen Schritten, wie der Erfassung der Gebäudestruktur, Funktionen schrittweise und bei Bedarf umsetzen.

 

Wie kann Flächennutzung gesteuert werden, wenn es beispielsweise „nur“ darum geht, die Mitarbeitenden zu motivieren, verstärkt auch wieder in den Büros zu arbeiten?

Der Einsatz einer Software ohne Sensoren ist dann ein guter erster Schritt in die digitale Bürowelt, um Schreibtische oder auch Räume reservieren zu können. Eine intuitiv zu bedienende App sollte dabei den Nutzenden erlauben, ganz einfach ihren Arbeitsalltag, also insbesondere auch den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro, zu organisieren. Mit der Thing-it App gelangen Mitarbeitende in wenigen Schritten zum passenden Arbeitsplatz. Sie können also sehr einfach Plätze in der Nähe der KollegInnen buchen. Dadurch sind die Wege entsprechend kurz, was zur Verbesserung der Zusammenarbeit beiträgt. Genauso einfach buchen sie über die App den passenden Meetingraum für die Teambesprechung oder das Brainstorming. Zusammenfassend könnte man formulieren: Wenn die MitarbeiterInnen ins Büro kommen, benötigen sie neue Organisationsmittel und Unterstützung, um effizientes, kollaboratives Arbeiten so einfach wie möglich zu gestalten. Von entsprechenden Team- und Kollaborationsfunktionen profitieren Mitarbeitende wie Unternehmen gleichermaßen.

Was ist beim Implementieren einer Software zu beachten und wie hilft sie, die Flächennutzung zu optimieren?

Zunächst ist es wichtig, eine einfachere und bessere Planung von Arbeitsplätzen zu erreichen und festzustellen, welchen Einfluss hybrides Arbeiten auf die Flächenbelegung hat. Das gelingt mit einer intelligenten Hard- und Software-Lösung. Verlässliche Informationen zur tatsächlichen Nutzung liefern dabei Sensoren und Bewegungsmelder an Arbeitsplätzen oder in Meetingräumen. Sie können heute ohne Stromzufuhr oder Batterie betrieben werden, da sie die benötigte Energie z.B. aus dem Umgebungslicht in den Arbeitsräumen ziehen. Damit ist auch eine einfache Nachrüstung möglich.

Die so gewonnenen Daten zur Raumnutzung werden an die Thing-it-Plattform für Gebäudedigitalisierung zur Analyse weitergeleitet. Die Aufbereitung der Daten zur Belegung in übersichtlichen Dashboards (Occupancy Analytics Dashboards) vereinfacht die Flächenanalyse. Bereits nach kurzer Zeit stehen erste Daten zur Verfügung. Corporate Real Estate Manager können aufgrund der zunehmenden Datenbasis die Flächennutzung entsprechend optimieren oder Flächen reduzieren. Sie können auch neue Trends frühzeitig erkennen und strukturiert auf den kontinuierlichen Wandel reagieren, mehr noch: Sie können ihn so in Zukunft aktiv und vorausschauend mitgestalten.

Welche Rückschlüsse können Unternehmen aus denn Buchungen, also ohne Einsatz von Sensoren, ziehen? Können Sie das anhand eines Beispiels aus der Praxis erläutern?

Ziel eines internationalen Unternehmens mit mehr als 20 weltweiten Standorten war es beispielsweise in Echtzeit die Höchstzahl der Mitarbeitenden abzubilden, die sich in Gebäuden, auf dem Campus, in einzelnen Büros oder Teams befinden. Das sollte im Rahmen eines frühen Back-to-Work-Konzepts trotz Pandemie und im Einklang mit den DSGVO-Richtlinien und IT-Sicherheitsaspekten erfolgen. Gelöst haben wir das, indem Mitarbeitende über die Thing-it-App Slots in definierten Kontingenten buchen, so lange Slots für den jeweiligen Tag frei sind. Team-, raum- oder gebäudeweise wird so die Höchstzahl der Personen abgebildet. Aus den Zahlen zur Belegung können Corporate Real Estate Manager Optimierungen für das Flächenmanagement ableiten.

Was für Features sind noch möglich bzw. sinnvoll aus Ihrer Sicht?

Das Schadensfallmanagement ist beispielsweise ein weiteres gutes Feature: Ist im gebuchten Meeting-Raum der Großbildschirm defekt, melden Mitarbeitende das via Incident Management direkt weiter. Die Info zur defekten Technik poppt dann bei der nächsten Buchung als Hinweis auf – es sei denn, das Problem ist inzwischen behoben. Apps mit gut umgesetzten Funktionen können so heute beitragen, Effizienz und Komfort der Mitarbeitenden zu steigern. Das hat positive Strahlkraft auf bestehende und neu anzuwerbende KollegInnen.

Von der Funktion Schadensfallmanagement profitiert dann auch der Facility Manager. Was bietet ihm oder dem Corporate Real Estate Manager die Software/Hardware-Kombination außer zufriedene NutzerInnen beispielsweise noch?

Die Thing-it App- und Gebäudebetriebsplattform unterstützten zum Beispiel im Hinblick auf ESG-Ziele wie Energieeffizienz und Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Denken Sie an die Einbindung von Smart Metering und das Ablesen oder auch den Vergleich von Verbrauchsdaten für anmietende Unternehmen. Außerdem lassen sich das Raumklima, also Luftfeuchtigkeit und -qualität oder auch der Lärmpegel überwachen und sogar Maßnahmen vorschlagen, wie etwas das Öffnen eines Fensters.

Wir sind hier erst am Anfang dessen, was möglich und auch wünschenswert ist. Mobil- und Cloudtechnologien, künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge werden die Arbeitswelt in den nächsten Jahren weiter signifikant verändern. Unternehmen müssen hier im Sinne eines Bebauungsplans denken und eine zukunftsfähige Hardware- und Softwareinfrastruktur schaffen.